Salesforceのフローから承認申請してみよう - KanaLog～かなさんのSalesforce関連ログ～

この投稿はSalesforce Advent Calendar 2022の4日目の記事です。

こんにちは。昨年はクリスマスイブに風呂場で足を滑らせて骨折し、メリー苦しみマスを体現してしまったうっかり者、かなさんです。

突然ですが、みなさんはSalesforceの「承認プロセス」を使ってますか？

●承認プロセスとは

部署によっては「売り上げ見込みが100万円以上の場合は、上長の承認が必要」だったり、「取引先のランクがC以下の場合は、ダブルチェックが必要」などのルールがあるかもしれません。

そんな時に便利なのが「承認プロセス」です。

事前に設定した条件（「売り上げ見込みが100万円以上」など）を満たした際に、承認を自動化することができます。

※承認プロセスの詳細についてはSalesforceのヘルプを参照ください

●承認プロセスの弱点

しかしながら、Salesforce承認プロセスには3つの弱点があります。

そのため、

『承認必要だと思って「承認申請」ボタンを押して、コメントも入れたのに、いざ送信してみたら「該当する承認プロセスは見つかりませんでした。」と表示される』

という、大変もやっとする事態が発生したりします。

●どうする？

では、どうすればいいのでしょうか？

『「承認申請」ボタンを押す前に承認が必要かどうかが分かればいい』ですよね。

画面フローから「承認申請」を起動することで実現可能です。

●手順

ざっくりとした手順は以下の通りです。

●「承認申請」を起動する画面フローの例

今回は承認プロセスを使う機会が多そうな「商談」の承認申請を行うフローを作成してみました。

ポイントは以下の3つです。

1．「決定」要素で承認プロセスの開始条件を満たしているか判定を行う

　今回は金額が1000万円以上か判定しています

2．条件を満たす場合にアクションで「承認申請」を行う

　必須なのは承認申請を行うレコードのIdのみです

3．条件を満たさない場合には「承認申請は不要」である旨を表示する

●Lightningレコードページにフローを設置

フローを設置したいLightningレコードページをLightningアプリケーションビルダーで開き、作成したフローを設置します。

●動作イメージ

商談の金額が1000万円の場合と1000万円未満の場合の表示は以下の通りです。

・商談の金額が1000万円（承認が必要）の場合

・商談の金額が1000万円未満（承認は不要）の場合

●まだある利点

フローから承認申請を行う場合、開始条件をスキップできます。

そのため、承認プロセスを絶対に起動しない条件で複数作成しておき、

フロー側で承認の条件を判定し、起動する承認プロセスを振り分けることが可能です。

●注意点

承認プロセスで初回の承認者を「申請者が承認者を手動で選択する。」としている場合、承認申請アクションの「次の承認者 ID」を設定する必要があります。

その場合「次の承認者 ID」に指定できるのはユーザを1名のみです。

●最後に

注意点に気を付けつつ、便利なフローからの承認申請を試してみてください。